Quiz 4 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล

1.ระบบงานวางแผนกำลังคน (Man Power Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหของอัตรากำลัง, อัตราการเข้า -ออกของบุคลากร

2.ระบบงานทะเบียนประวัติ (Central Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากร ประวัติการทำงาน ฯลฯ ซึ่งระบบอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้

3.ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตร มาเปรียบเทียบกับ ตารางเวลาทำงานปกติของพนักงาน แล้วรายงานความผิดพลาดที่กิดขึ้นออกมา เช่น การขาดงาน, การมาสาย, การ ลา, หรือการทำงานล่วงเวลา เป็นต้น

4.ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ช่วยในการบริหารเงินเดือน ค่าตอบแทน และภาษ ีโดยที่ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติ

5. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการ ประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวณผลลัพธ์และสรุปการประเมินผลของบุคลากร ในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการ เลื่อนขึ้นนตำแหน่ง

6. ระบบงานพัฒนาและฝกอบรมบุคลากร (Training and Development) เป็นระบบที่ช่วยในการวาง แผนการพัฒนาบุคลากร

7. ระบบงานสวัสดิการต่างๆ (Welfare) ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงานข้อมูล เกี่ยวกับการจัด สวัสดิการต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล, เงินกู้, การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ เป็นต้น

8. ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นระบบที่บันทึกข้อมูลการสมัครงาน สามารถสร้าง แบบฟอร์มการทดสอบ, แบบฟอร์มสำหรับการสัมภาษณ์งานได้ และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกแล้ว ก็สามารถโอน ข้อมูลเข้าสู่ระบบรวมได้โดยอัตโนมัติ
จากองค์ประกอบของระบบสารสนเทศของการบริหารบุคคล ถ้าพูดถึงบุคคลแล้วหน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบคือ HR เป็นหน่วยงานวางแผนกำลังคนแสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลัง อัตราการเข้า-ออกของบุคคลากร เพื่อที่จะนำมาบริหารให้เกิดประสิทธิ์ภาพขององค์กรขนาดใหญ่ ที่มี HR จำนวนมาก เช่น องค์กรที่พนักงานเกินกว่า 10000 คน การที่จะบริหารคนจำนวนมากนี้ จะต้องใช้บุคลากรที่ทำการควบคุมอย่างใกล้ชิด เป็นการใช้บุคลากรเกินความจำเป็น เสียค่าใช้จ่ายสูง แต่ถ้าองค์กรนำระบบ IT มาใช้จะทำให้เกิดความรวดเร็ว และลดบุคคลากรลงรวมถึงค่าใช้จ่าย เช่น การนำระบบ ERP มาใช้พัฒนา การอบรมบุคคลากร (Training and Development) โดยกำหนด Details โครงการว่าอบรมอะไร What ต้องการบุคคลที่มีคุณสมบัติอย่างไร Want เมื่อไหร่ When คือ วัน เวลา ที่ไหน เมื่อนำระบบ HRIS มาใช้ พนักงานสามารถเข้าไปดูในระบบHR ได้เพราะเป็นระบบภายใน Internal เฉพาะองค์กร ผู้ใช้สามารถ Interface กับ Central Database ข้อมูลพนักงานผ่าน HR ได้เฉพาะที่เป็นข้อมูลพื้นฐานเท่านั้นเพื่อเข้าไปในระบบ (Training and Development)เป็นระบบที่ช่วยวางแผนการพัฒนาบุคลากรด้านการอบรมและมีการประเมินผลโดยใช้ระบบ Performance Evaluation ช่วยในการกำหนดมาตรฐาน การประเมินผล ช่วยในการบันทึกคำนวณผลลัพธ์และสรุปการประเมินผลของบุคลากร ในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการ เลื่อนตำแหน่ง ระบบการประเมินผลการปฎิบัติงานนี้สามารถเป็นข้อมูลในการพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธ์ภาพได้เป็นอย่างดี

ยางลบกับดินสอ

สมัยเด็กๆ ครูสอนศิลปะท่านหนึ่งสอนฉันเสมอว่า เวลาเราใช้ดินสอวาดภาพ เราห้ามใช้ยางลบ ตอนนั้น ฉันไม่เข้าใจจุดประสงค์ของครูสักเท่าไหร่ รู้เพียงแต่ว่าเวลาฉันวาดภาพแล้วเส้นมันบิดเบี้ยว ฉันก็อยากแก้ให้มันตรง สวย แต่ทุกครั้งที่ฉันหยิบยางลบขึ้นมาเพื่อจะลบภาพนั้น ครูของฉันก็จะเตือนถึงกติกานั้นเสมอ สุดท้ายฉันจึงเลือกใช้วิธีต่อเติมภาพๆ นั้นไปตามจินตนาการ เช่นถ้าฉันตั้งใจวาดรูปหน้าคน แต่ฉันเผลอวาดดวงตากลมโตเกินไป ฉันก็จะใช้วิธีเปลี่ยนตากลมๆ นั้นเป็นแว่นตาแทน แม้ตอนนั้นฉันจะไม่เข้าใจว่า ทำไมฉันจึงไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้ยางลบ และแม้ฉันจะไม่เคยคิดวาดรูปหน้าคนใส่แว่นตามาก่อน แต่ฉันก็ได้รูปหน้าคนตามที่ต้องการ แถมยังภูมิใจว่า ฉันสามารถวาดภาพๆนั้นด้วยความมั่นใจ และไม่ต้องใช้ยางลบลบภาพเลยสักครั้งเวลาผ่านไป ฉันโตขึ้น ฉันเรียนรู้ว่า สิ่งที่ครูสอนวันนั้น แท้จริงแล้วมันปลูกฝังนิสัยหนึ่งให้กับฉัน นั่นคือ การเข้าใจธรรมชาติของความผิดพลาด ความผิดพลาดเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตของคนทุกคน และในชีวิตหนึ่งนี้ก็มีหลายครั้งที่ฉันได้พบมันโดยไม่ตั้งใจ สิ่งหนึ่งที่ทำให้ฉันยอมรับความผิดพลาดเหล่านั้น และรวบรวมสติเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ ก็คือ การที่ฉันเข้าใจว่า ธรรมชาติของความผิดพลาด คือการที่มันเกิดขึ้นแล้ว จะคงอยู่อย่างถาวร ฉันไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้ยางลบ ลบความผิดพลาด แต่ฉันจำเป็นต้องใช้สมองต่อเติมแก้ไขภาพวาดของฉันให้สมบูรณ์ด้วยตัวเอง ดังนั้น ถ้าความผิดพลาดมันเกิดขึ้นกับเราแล้ว การที่เราจะมานั่งร้องห่มร้องไห้ อ้อนวอนขอแหกกฎเพื่อใช้ยางลบกลับไปลบแก้ไขมันนั้นย่อมเป็นไปไม่ได้ สิ่งเดียวที่จะทำได้ ก็คือ รู้จักพลิกแพลงแก้ไขสิ่งเหล่านั้นด้วยสติ และวาดภาพของตัวเองต่อไปด้วยความระแวดระวังมากขึ้น ทุกคนมีดินสอหนึ่งแท่งเพื่อจะวาดภาพชีวิตของเราให้สวยงาม แต่เราไม่มียางลบสักก้อนที่จะเอาไปลบสิ่งที่เราทำผิดพลาดมาแล้วได้ ดังนั้นเราต้องตั้งใจ และมีสติทุกครั้งที่ลากเส้น และถึงแม้ภาพที่เราวาดจะออกมาไม่เหมือนกับภาพที่เราฝันไว้สักเท่าไหร่ แต่มันก็มาจากมือของเรา เราควรจะภูมิใจกับมันได้เสมอ ไม่ต้องกลัวหรอก แม้จะรู้ดีว่าสักวันหนึ่ง เราอาจลากเส้นบิดเบี้ยวไปบ้าง เพราะถึงอย่างไร ฉันเชื่อว่า ถ้าสมองและหัวใจของเราทำงานอย่างเต็มที่ ภาพชีวิตของเราก็งดงามได้ โดยไม่ต้องใช้ยางลบ